Veelgestelde vragen

Reservaties verlopen eenvoudig online via onze website: https://www.instituut-utopia.be/reserveer
Je ontvangt onmiddellijk na het afronden van je reservatie een bevestigingsmail📧.

We vragen om online te reserveren zodat we behandelingen niet onderbreken 📵.
Mocht je vooraf vragen hebben, laat gerust een bericht na via het contactformulier.

Voor populaire momenten (weekend, feestdagen, schoolvakanties, ...) raden we 2 tot 6 weken op voorhand aan ⏳.

We vragen om 5 minuten voor het afgesproken tijdstip aanwezig te zijn. ⏰

Ja, in de bevestigingsmail staat een knop om de afspraak toe te voegen aan je digitale agenda. 📅

Neen. Voor vrijetijdsdiensten op een specifieke datum/tijd geldt geen herroepingsrecht (Wetboek Economisch Recht VI.53, 12°). ⚖️⛔

Ja. Voor de meeste reservaties vragen we een voorschot. Zo bevestig je je afspraak en vermijden we no-shows. 💶

💳 De betaling gebeurt tijdens de online reservatie en kan veilig via Bancontact, Visa of Mastercard.

Reservaties zijn mogelijk tot 1 u voor aanvang voor Wellness 1, en tot 2 u voor Wellness 2. 📅 Online boeking sluit automatisch.

Ja! Tijdens online reserveren kan je je inschrijven op de wachtlijst. Je krijgt een seintje zodra er een plek vrij komt. ⏳

Kies eerst de gewenste datum. Vervolgens selecteer je de gewenste behandeling door op Selecteer te klikken. Kies daarna een beschikbaar tijdstip en klik op Toevoegen. Vul vervolgens je gegevens in en rond de reservatie af. 💆‍♀️

Ja, zeker! 😊 Voeg eerst je eerste behandeling toe aan de reservatie. Klik daarna op "Nog behandelingen toevoegen" om extra behandelingen toe te voegen. Zo kunnen meerdere behandelingen tijdens hetzelfde bezoek ingepland worden.

Ja. Via de knop "Nog behandelingen toevoegen" kan je verschillende behandelingen combineren binnen dezelfde afspraak. Het systeem houdt automatisch rekening met de benodigde behandeltijd. ⏳

Ja, afhankelijk van de gekozen behandeling. Sommige behandelingen kunnen voor 2 personen, andere niet. Controleer steeds de beschikbare tijdstippen tijdens het reserveren.

Wanneer er geen tijdstippen beschikbaar zijn, is de agenda voor die behandeling op de gekozen datum mogelijk volledig volzet. 😔 Kies eventueel een andere datum of schrijf je in op onze wachtlijst.

Om fouten te vermijden vragen wij om reservaties online te maken via onze website. Zo zie je onmiddellijk alle beschikbare data en tijdstippen. 💻

Controleer eerst je map met ongewenste e-mail (spam). Heb je geen bevestigingsmail ontvangen, dan is de reservatie mogelijk niet volledig afgerond. Neem in dat geval even contact met ons op.

Voor wijzigingen of annulaties neem je best zo snel mogelijk contact met ons op. De geldende annulatievoorwaarden blijven steeds van toepassing.

Met deze knop kan je meerdere behandelingen combineren tijdens hetzelfde bezoek. Voeg eerst een behandeling toe en klik daarna op "Nog behandelingen toevoegen" om bijkomende behandelingen te selecteren.

Normaal ontvang je meteen een bevestigingsmail na je reservatie.
Komt er niets toe? Controleer zeker je spam- of ongewenste map.
👉 Zie ook onze tips om ons toe te voegen aan je adresboek via
www.instituut-utopia.be/adresboek.

Neen. Onze wellness is volledig privé 🧖‍♀️.
Je kiest zelf of je badkledij draagt.

Kinderen zijn welkom vanaf 12 jaar onder begeleiding van een volwassene 👧👨‍👧. Jongere kinderen worden om veiligheids- en verzekeringsredenen niet toegelaten. Onze wellnessruimte is niet ingericht op kinderen, daarom vragen wij begeleiders steeds toezicht te houden en rekening te houden met de rustige sfeer en veiligheidsrichtlijnen.

Bij een arrangement is een badlinnenpakket inbegrepen 🧖‍♀️ (saunalaken, badhanddoek, badjas & slippers).
Douchegel, shampoo, conditioner & haardroger zijn aanwezig 🧴.
Kam, borstel of stijltang breng je best zelf mee 💇‍♀️.

Nee 🍾🥪.
Eigen consumptie is niet toegelaten. We bieden zelf drankjes en snacks aan. Water is steeds gratis beschikbaar.

De gereserveerde eindtijd blijft onveranderd, ook bij laattijdige aankomst. Kom dus zeker op tijd. 🚪⏳

Bij alle sauna arrangementen is badlinnen inbegrepen: saunalaken, badhanddoek, badjas en slippers. 🧖‍♀️

Bij het laattijdig verlaten van de unit wordt €25 per begonnen kwartier aangerekend. ⛔💶

Niet standaard aanwezig om hygiënische redenen. 🪮 Je mag natuurlijk je eigen kam, borstel of stijltang meebrengen.

Ja, verplicht. 🚿 Douchen is verplicht vóór elk gebruik van sauna, jacuzzi of zwembad.

Wellness 1 heeft sauna, stoombad en jacuzzi. Wellness 2 heeft verwarmd zwembad, Finse sauna en luxe jacuzzi 🧖‍♀️.
Bekijk onze faciliteiten op de site.
Privé wellness 1 blijft het hele jaar door open, privé wellness 2 is tijdens de koudere wintermaanden gesloten.

Nee, eigen consumpties zijn niet toegestaan. Kies ons bubbels-arrangement en ontvang gratis hapjes 🍾🎁.

Onze privé wellness is open van dinsdag tot zaterdag. Raadpleeg alle actuele uren, inclusief vakanties en eindejaarssluitingen, op openingsuren. 🕘

Tijdens de zomer en eindejaar zijn er specifieke sluitingsdagen. Raadpleeg openingsuren voor de exacte data. ✈️

In dat geval wordt dit beschouwd als een laattijdige annulatie en gelden onze standaard annulatievoorwaarden. Controleer daarom vooraf goed de leeftijdsvoorwaarden om misverstanden te voorkomen. Bij twijfel kun je ons altijd contacteren.

Ja, dat kan! 🍹 Tijdens je verblijf kan je extra drankjes of kleine hapjes bijbestellen.
Er is een menukaart aanwezig in de wellnessruimte, en bestellingen kunnen eenvoudig doorgegeven worden via de telefoon in de ruimte of bij jullie aankomst.
De extra’s worden bij vertrek afgerekend.

Nee, alles wat je nodig hebt is bij ons aanwezig. Ontspanning verzekerd! 🧴✨

We vragen om 5 minuten op voorhand aanwezig te zijn. Zo kunnen we op tijd starten. ⏰

Neen 😊.
We reinigen je gelaat tijdens de verzorging.

🧴 Rubberbase is een verstevigende basisgel die je natuurlijke nagel beschermt en egaliseert. Perfect voor zwakke of breekbare nagels.

Gemiddeld blijft gelish 2 tot 3 weken mooi 💅. Dit hangt af van nagelgroei, verzorging en gebruik.

Liever niet ❌. Verwijdering gebeurt veilig bij ons om schade aan je nagels te voorkomen.

Neen 😊. Onze gelaatsverzorgingen zijn ontspannend en aangepast aan jouw huidtype.

Neen, zet je toestel op stil of uit. Zo verstoren we niemand en maak je optimaal gebruik van je behandeling.

We adviseren je graag! ✨ Boek je afspraak en we stemmen samen af op jouw huidtype en wensen.

Ja, afhankelijk van je huidtype. Onze specialisten kijken graag met je mee 👩‍🔬.

💆‍♀️ Zweedse massage: Klassieke ontspanning met strijkingen.

🕯️ Kaarsmassage: Warme kaarsolie, voedend en rustgevend.

🔥 Hot Stone: Warme stenen voor diepe spierontspanning.

🎋 Bamboemassage: Stevige massage met bamboestokken.
Twijfel je? Vraag gerust advies.

Een luxueuze verzorging van Bernard Cassière met gommage, masker én massage, ±90 min, inclusief décolleté, handen en dagmake‑up. 💎

Kies eerst de gewenste datum. Selecteer vervolgens de gewenste behandeling via Selecteer, kies een beschikbaar tijdstip en klik op Toevoegen. Vul daarna je gegevens in en rond de reservatie af.

Ja, zeker! Voeg eerst je eerste behandeling toe. Klik daarna op "Nog behandelingen toevoegen" om extra behandelingen aan dezelfde afspraak toe te voegen. Zo kunnen meerdere behandelingen tijdens hetzelfde bezoek ingepland worden.

Voor een optimale verzorging raden we een pedicure om de 4 tot 6 weken aan. 👣🗓️

Een esthetische pedicure focust op verzorging en schoonheid. Een medische pedicure behandelt ook specifieke voetproblemen (eelt, likdoorn, ingegroeide nagel, ...). 🦶👩‍⚕️

Een SPA pedicure is pure verwennerij: pedicure + massage en een warm paraffinemasker voor zijdezachte voeten. 🌿🧖‍♀️

Zeker! 💅 Kies gerust voor gelish in combinatie met je pedicure. Je kan dit aanduiden tijdens de reservatie van je pedicure

💅 Gel is stevig en geschikt voor verlengingen. Gelish is dunner en flexibel, ideaal voor natuurlijke nagels. Rubberbase is een extra verstevigende basis voor broze nagels. Rubberbase zit tussen Gelish & gel

Om de 3 weken, afhankelijk van je nagelgroei. Zo blijven ze mooi en sterk. ✨

Dat raden we af. ❌ Professionele verwijdering voorkomt beschadiging van de nagelplaat.

Idealiter elke 4 weken ✨. Zo blijft je huid optimaal in balans en spelen we in op seizoensinvloeden.

Ja, we stemmen de verzorging af op je huidtype. Ook voor gevoelige huid hebben we aangepaste formules. 💆‍♀️

We bieden ontspanningsmassages, hotstone, Zweedse massage, bamboemassage en kaarsmassage aan 🧖‍♀️. Elke massage heeft zijn eigen werking.

Een warme en ontspannende massage met basaltstenen. 🪨 Ideaal bij stress of spierpijn.

Een klassieke dieptemassage met stimulerende technieken. 💪 Perfect om spieren los te maken.

Een unieke massagevorm met bamboestokken. Stimulerend én ontspannend tegelijk 🎍.

Een warme massage waarbij massagekaars smelt tot voedende olie. 🌿 Luxe én ontspanning in één.

Een wimperlift krult je natuurlijke wimpers zonder extensions. 💫 Het resultaat blijft 6 tot 8 weken zichtbaar.

Wacht best 24u met mascara of oogmake-up voor het beste resultaat. 👁️💄

We waxen onder andere benen, oksels, bikinilijn, rug, armen, wenkbrauwen, bovenlip. Vragen? Laat het ons weten! 🧼

Scrub je huid 1 dag op voorhand en vermijd bodylotion op de dag zelf. 👙🧽

We raden aan om 24u lang geen zon, sauna of intensief sporten te doen om irritatie te vermijden. 🧘‍♀️🌞

💧 Vermijd zware maaltijden en alcohol 2 uur voor je massage.
Drink voldoende water en draag comfortabele kleding. 🚶‍♀️

Minstens 3–5 mm – zo’n lengte van een rijstkorrel – voor het beste resultaat. 🍚

Scrub 24 u vooraf, na wax geen zon, sauna of sport voor 24 u. Gebruik verzachtende crème bij irritatie. 🧴

Niet pijnlijk. Een medische pedicure behandelt professioneel eelt, likdoorns of ingegroeide nagels. We werken met zorg en aandacht. 🩺👣

Onze minerale make‑up is natuurlijk, huidvriendelijk en ideaal voor gevoelige of problematische huid. Laat je stralen 🌟.

Ja! Onze minerale make‑up is langdurig, zacht én ideaal voor een zomerse dag of avondfeest 🎉.

Nee 🚫, gel wordt niet op teennagels geplaatst. Dit product is te stug en kan door de druk van schoenen sneller breken of loskomen, wat de natuurlijke nagel kan beschadigen. Bovendien verhoogt het risico op schimmels of infecties 🦠.
Wij werken daarom met Gelish bases op teennagels ✅. Deze zijn dunner, veiliger en comfortabeler, en zorgen toch voor een mooi en natuurlijk resultaat ✨.

Omdat: we uitsluitend met onze eigen producten werken voor de beste kwaliteit ✨ en hygiëne 🧴.

Wat wel kan: bij reservatie kies je voor verwijderen + nieuwe set ✅. Zo starten we veilig en kunnen we jouw nagels mooi en duurzaam verzorgen 💅.

Online via https://www.instituut-utopia.be/cadeaubon-bestellen of in ons instituut 🎁.

Ja, cadeaubonnen zijn geldig voor wellness, verzorgingen én producten. 🎁💆‍♀️🛁

Standaard 6 maanden 🗓️.
De exacte vervaldatum staat steeds vermeld op de cadeaubon.

Direct na betaling wordt deze verzonden via e‑mail (24/7 beschikbaar). 📧

Ja, als de waarde minstens 50% van het totaalbedrag dekt 💶.
Vermeld je cadeaubonnummer bij reservatie.

Je kiest online of in de winkel. Levering per e‑mail (24/7 pdf), via Bpost (track & trace) of afhaling. 📬

Nee: geen omruil voor geld of aankoop van andere bon. 🎁 Kan wel omgezet worden naar waardeanalyse voor ander arrangement.

Digitaal: geen herroepingsrecht (24/7 pdf levering, art. VI.53,13° WER). Fysiek: 14 dagen herroepingsrecht zolang niet gepersonaliseerd.

Ja! Je kan een boodschap toevoegen bij het bestellen 🎉.

🎁 Sommige promoties zijn ook als cadeaubon verkrijgbaar, met een geldigheid van 6 maanden. Vraag gerust naar de mogelijkheden.

Je cadeaubon kan éénmalig geheractiveerd of verlengd worden voor 📅 3 maanden.
ℹ️ Meer info: Klik hier

Een cadeaubon geldt als betaalmiddel 💳. Wanneer je hem verliest, kunnen wij jammer genoeg geen duplicaat of vervanging voorzien. Behandel je cadeaubon dus zoals contant geld en bewaar hem steeds zorgvuldig.
👉 Tip: maak een foto van je cadeaubon (nummer + vervaldatum), zo heb je altijd een back-up mocht je het kaartje zelf kwijtraken.

Nee, om veiligheidsredenen wordt de downloadlink na 7 dagen automatisch gedeactiveerd ⏳. Zorg er dus voor dat je de cadeaubon tijdig downloadt én opslaat.

Ja. Onze cadeaubonnen worden zorgvuldig verzonden via Bpost met track & trace als brievenbuspakket.

Zeker! Onmiddellijk na je bestelling ontvang je automatisch een Bpost track & trace-code, zodat je je zending op elk moment kunt opvolgen.

Nee, dat hoeft niet. De cadeaubon wordt verzonden als brievenbuspakje met track & trace en past in elke standaard brievenbus. Je hoeft dus niet te wachten op de postbode of thuis te blijven.

Bestellingen worden doorgaans binnen dezelfde werkdag verzonden. Bpost levert meestal binnen 1–2 werkdagen.
Tijdens drukke periodes (zoals feestdagen) kan dit iets langer zijn.
Sneller nodig? Kies voor levering via email, je ontvangt je cadeaubon onmiddellijk & automatisch na je betaling (24/7).

Met de track & trace-code kan je de status van je levering altijd controleren.
Mocht er toch iets fout lopen, laat het ons weten — wij helpen je onmiddellijk verder.

📅 Annulaties worden als volgt verwerkt:
➤ Meer dan 7 dagen vooraf: kosteloos, voorschot blijft geldig gedurende 3 maanden.
➤ 2 tot 7 dagen vooraf: 50% van het gereserveerde bedrag wordt aangerekend.
➤ Minder dan 48u of no-show: het volledige bedrag wordt aangerekend ❌.
Alle details vind je in onze algemene voorwaarden.

Ja! Iemand mag gerust jouw plaats innemen voor hetzelfde arrangement/behandeling. Zo vermijd je annulatiekosten. 🔁👥

Ja, als je dit minstens 7 dagen vooraf doet 📆. Daarna worden annulatiekosten toegepast volgens onze voorwaarden.

Nee, een voorschot wordt niet terugbetaald. Bij tijdige annulatie blijft het wel 3 maanden geldig. 💸🔐

Je vindt ze op onze website onder 'Algemene voorwaarden'. Ze bevatten o.a. info over betalings- en annulatiebepalingen.

Bij no-show wordt het volledige bedrag aangerekend ❌. Zie onze annulatievoorwaarden.

Laat het ons meteen weten. We kijken wat nog mogelijk is ⏳.

Bij niet opdagen (no-show) wordt het volledige bedrag aangerekend ❌.

Stuur een bericht via het contactformulier of reply op je bevestigingsmail. 📧 De datum van ontvangst telt voor de annulatievoorwaarden.

⏰ Kom je te laat? Dan kan je behandeling ingekort of aangepast worden. Als er niet genoeg tijd overblijft, wordt de afspraak mogelijk als no-show aangerekend.

Om hygiënische redenen niet, behalve assistentiehonden 🐶.

💳 Ja hoor! Je kan cash betalen of gebruikmaken van Bancontact, Visa, Mastercard of Payconiq.

Je kan gratis parkeren rondom de kerk van Okegem 🚗.

♿ Het instituut is momenteel niet rolstoeltoegankelijk.

Volg ons via sociale media 📱 of schrijf je in op onze nieuwsbrief 📨.

Foto's nemen voor persoonlijk gebruik mag 📸, zolang je de privacy respecteert.

Ja. Verbind met “Utopia Klanten WiFi” en gebruik je gsm-nummer (zonder spaties of leestekens) als wachtwoord. 📶🔐

Frans van der Perrekaai 1, 9400 Ninove (achter de kerk van Okegem). 📍 Parkeren kan gratis rondom de kerk.

Gebruik bij voorkeur Google Maps of Waze voor de correcte routebeschrijving naar onze locatie. 📲🗺️

Ja ❄️. Onze ruimtes zijn aangenaam geconditioneerd, zomer én winter.

Soms komen onze mails per ongeluk terecht in spam, ongewenst of promotions.
Om dit te voorkomen kan je ons eenvoudig toevoegen aan je adresboek en veilige afzenders.
👉 Bekijk de stap-voor-stap uitleg op www.instituut-utopia.be/adresboek.

📄 Wenst u een factuur? Vraag deze dan vóór uw reservatie of aankoop aan en bezorg ons meteen uw volledige facturatiegegevens (bedrijfsnaam, adres en btw-nummer indien van toepassing).
⚠️ Factuuraanvragen die na de reservatie of aankoop worden ingediend, kunnen wij helaas niet meer verwerken.

We verkopen kwaliteitsmerken zoals Bernard Cassière, Gehwol, Mineralissima en Lily Lolo (zolang de voorraad strekt – wordt stopgezet).

Ja! Je kan eenvoudig bestellen via onze webshop utopiaproducts.eu 🛒. Producten kunnen ook afgehaald worden in ons instituut.

De meeste producten zijn doorgaans op voorraad. Lily Lolo wordt niet meer bijbesteld en is beschikbaar zolang de voorraad strekt. Andere merken zijn gewoon (bij)bestelbaar.

Zeker! Kom gerust langs tijdens onze openingsuren van de winkel om producten aan te kopen of advies te vragen. 📦

Ja, wij geven graag persoonlijk advies afgestemd op jouw huidtype of wensen. Dit kan tijdens je behandeling, of ook vrijblijvend in het instituut.

Wij adviseren graag geschikte producten voor huidverzorging of ontspanning thuis. Vraag gerust tips tijdens je behandeling of neem contact op. 🧴✨

Ja. Onze merken zoals Bernard Cassière en Mineralissima zijn uitermate geschikt voor de gevoelige huid. 🌿

Zeker! We stellen met plezier een gepersonaliseerd geschenkpakket samen. Je kan ook cadeaubonnen combineren met producten. 🎁

Minerale make-up is samengesteld uit natuurlijke mineralen zonder chemische toevoegingen. Het is zacht voor de huid, laat deze ademen en is ideaal voor de gevoelige of onzuivere huid.

Wij verkopen Mineralissima, een 100% natuurlijke en dierproefvrije make-up lijn die je huid laat stralen. 💄

Mineralissima is hypoallergeen, vegan en bevat geen parabenen, siliconen of parfum. Het is ideaal voor een natuurlijke look én gevoelige huid. ✨